Dieser Artikel wurde geschrieben von Luisa Solms, Content Editor bei Springest.
14:58 Uhr. Ein buntes Meer aus Post-it-Zetteln, seitenlange To-Do-Listen und die obligatorische Büropflanze. Eine Hochzeitseinladung, zwei alte Kaffeebecher und diverse Miniaturpapierflieger aus Schokoriegelpapieren. Irgendwo dazwischen die Unterlagen des Drei-Uhr-Meetings. Nur nicht in Panik ausbrechen. Nur nicht zu spät kommen. Nach fünf Minuten Schreibtischwühlerei noch immer keine Spur, stattdessen die Montageanleitung für Schreibtisch Bräda und der nahezu vollständige Inhalt einer Packung Studentenfutter. Schließlich werde ich doch fündig, ein Glück! Schweißgebadet und mit hochrotem Kopf platze ich ins Meeting und übergebe die Unterlagen: Zur Umsetzung der Clean Desk Policy. Eine Handreichung für die Unternehmensführung.
Wenn Aktenstapel überhand im Büroalltag nehmen und Mitarbeiter hinter Papierbergen verschwinden, ist es an der Zeit, dem Bürochaos den Kampf anzusagen. Immer mehr Unternehmen setzen hier auf das Prinzip einer Clean Desk Policy oder lassen ihr Büro von professionellen Expertenteams aufräumen. Wo vorher verwelkte Blumen überfüllte Schreibtische zierten und Büropalmen vergeblich versuchten, Tropenatmosphäre in Kölner Großstadtbüros zu transportieren, herrscht nun Leere am Arbeitsplatz. Leere, die zu mehr Übersichtlichkeit führen, zeitraubendes Suchen überflüssig und effektives Arbeiten möglich machen soll. Hinter dem Prinzip der Clean Desk Policy steckt jedoch mehr als nur ein aufgeräumter Schreibtisch. Repräsentiere der Arbeitsplatz immer auch das Unternehmen, erwecke ein unaufgeräumtes Büro bei Kunden und Geschäftspartnern schnell einen unprofessionellen Eindruck. Und auch Lernpsychologen befürworten das Clean Desk. Je weniger Ablenkungen und Störungen am Arbeitsplatz, umso effizienter und produktiver könne gearbeitet werden. Studien zufolge sind Büroarbeiter besonders stark von Ablenkungen am Arbeitsplatz betroffen. Alle drei Minuten werde ein Büroarbeiter abgelenkt. Laut Gloria Mark, Professorin an der University of California in Irvine, könne es nach einer Störung bis zu 23 Minuten dauern, bis an einer unterbrochenen Aufgabe weitergearbeitet werde. Und auch vor dem Hintergrund von Sicherheits- und Datenschutzüberlegungen bewährt sich das Prinzip. Dürfen persönliche Gegenstände nicht mehr im Büro aufbewahrt werden, können private Daten auch nicht in falsche Hände geraten.
Weniger Ablenkung, mehr Effizienz – gibt es auch Nachteile des Clean Desk?
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz scheint insbesondere aus Sicht des Unternehmens und vor dem Hintergrund einer Steigerung der Mitarbeitereffizienz erstrebenswert. Was aber sind die Nachteile einer Clean Desk Policy?
Weichen Fotorahmen, Poster und andere private Gegenstände kahlen Wänden und kühler Büro-Atmosphäre, bekommt das ordentliche Büro schnell einen negativen Beigeschmack. Ob es sich lohnt, diesen Preis zu zahlen? Laut einer niederländischen Arbeitsplatzstudie aus dem Jahre 2010 antworteten 47 % der befragten Teilnehmer auf die Frage, was sie an ihrer Arbeit am wichtigsten fänden, mit der Antwort „sich zu Hause fühlen“. Auf Platz 1 stand „seine Arbeit gut machen können“ mit 79 %. Ist effizientes Arbeiten jedoch nur im aufgeräumten Büro möglich? Psychologe Craig Knight von der University of Exeter ging dieser Frage nach und befragte 2000 Büromitarbeiter in einer Reihe von Studien. Die Ergebnisse sprechen gegen den Clean-Desk-Trend. So zeigte sich für Teilnehmer eines Experiments, die ihren Arbeitsplatz selbst hatten gestalten können, eine 32 % höhere Produktivität gegenüber solchen, die in funktional und spärlich eingerichteten Arbeitsräumen arbeiteten. Hatten die Teilnehmer keinen Einfluss auf die Einrichtung des Arbeitsraumes, waren diese jedoch mit Pflanzen und Bildern dekoriert, zeigte sich auch hier eine 17 % höhere Produktivität. Diese Ergebnisse lassen den Schluss zu, dass ein aufgeräumtes Büro zwar aus betrieblicher Sicht sinnvoll ist, aus psychologischer Sicht müssen jedoch weitere Variablen berücksichtigt werden. Entscheidend ist nicht der Raum an sich, sondern ob man als Arbeitnehmer Einfluss auf die Einrichtung und Gestaltung seines Arbeitsplatzes hat. Dies erklärt auch, warum der Versuch eines Vorgesetzten, einen für seine Mitarbeiter möglichst attraktiven Arbeitsplatz zu gestalten, nicht zwangsläufig zum Erfolg führt. Ein Büro nach den Vorlieben des Chefs entspricht so noch lange nicht denen seiner Mitarbeiter.
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