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1.677 Sekretärin Jobs in Deutschland

Eine Sekretärin ist die Person, die Büroarbeit koordiniert und führt. Die Befugnisse und Zuständigkeiten der Sekretärin variieren je nach Art von Unternehmen oder Institutionen, in denen sie arbeiten, sowie den formalen Aufgaben, die durch interne Regeln der Institution oder Firma bestimmt sind.
Verantwortungen und Pflichten einer Sekretärin
• Ein rechtzeitiges Weiterleiten notwendiger Informationen zu Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden
• Die Planung von Besprechungen und Evidenz über Zeitpläne, Uhrzeit, Ort
• Das Entgegennehmen von direkten oder telefonischen Anfragen
• Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeitern und anderen, die zum Vorgesetzten gekommen sind
• Senden und Empfangen von gewöhnlichen und täglichen E-Mails und die Buchführung über diese
• Das Schreiben von Geschäftsnotizen und Briefen nach den Anweisungen, sowie das Ausfüllen verschiedener Formulare, Muster, usw.

Aufgaben & Kenntnisse

Die Fähigkeiten und Qualitäten, die eine Sekretärin haben sollte:
Gewissenhaftigkeit und Genauigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Freundlichkeit, geschickte mündliche und schriftliche Kommunikation, Persistenz und Geduld, Unternehmungslust, gute Organisation, emotionale Stabilität und Gelassenheit, Vorsicht, Vertraulichkeit, Besonnenheit und Diskretion, grundlegende Computerkenntnisse (und das Wissen über die Grundsätze der Arbeit mit Telefaxgerät, Scanner, Kopierer, usw.), Kenntnis der Typisierung und Geschäftskorrespondenz, Kenntnisse in mindestens einer Fremdsprache, vorzugsweise mehr.
Die Praxis hat gezeigt, dass die Job-Beschreibung der Geschäftssekretärin zwangsläufig auch die Unterstützung des Chefs bei einigen Zweifeln in Bezug auf die Personalkombinatorik oder interne Organisation umfasst. Dies bedeutet nicht, dass die Sekretärin freie Hände hat um zu entscheiden, sondern dass sie die Verpflichtung hat, die Vorschriften in Bezug auf das Unternehmen und die interne Systematisierung und Organisation sehr gut zu kennen. Von einer Sekretärin erwartet man also auch oberflächliche Kenntnisse des Arbeitsgesetzes, der Gesetze der Lokalregierung, öffentlicher Verwaltung und allgemeiner Verwaltungsverfahren.
Er oder sie sollte auch die Grundzüge des Sekundärrechtes kennen, wie z.B. Vorschriften über die Haushalts- und Rechnungswesen, Arbeitsaufsicht und Steuern, über Office-Management und technische Standards gemäß den bestehenden Vorschriften. Der Sekretär / die Sekretärin muss falls notwendig auch wissen, wo sich jede Art von Dokumentation befindet und ob sie vollständig ist.

Erforderliche Qualifikationen

  • sehr gute Organisationsfähgkeiten
  • kaufmännische Ausbildung

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